Dal 1/1/2019 scatta l'obbligo per la fatturazione elettronica ovvero un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi oneri di stampa, spedizione e conservazione ricavandone un notevole risparmio in termini di tempo e denaro.
Di seguito ti spieghiamo perché è meglio affidarsi a un software gestionale per affrontare la fatturazione elettronica obbligatoria.
Tralasciando diversi aspetti tecnici che complicherebbero ancor di più il discorso, le cose fondamentali che non puoi ignorare possono essere raggruppate nei seguenti argomenti:
Come funziona la fattura elettronica?
.1 Compilazione della fattura elettronica
Come si compila una fattura elettronica
Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione (se non ne hai uno, il gestionale Danea Easyfatt fa al caso tuo!) oppure se hai bisogno di gestionali personalizzati verifica cosa possiamo fare per te. La procedura per fatturare è sempre la medesima. Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML richiesto.
Firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla tramite SdI
Una volta che hai prodotto la tua fattura elettronica (un file XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d'Interscambio al destinatario (SdI).
La scelta più semplice è affidare tutto a un gestionale di fatturazione (come Danea Easyfatt di cui siamo rivenditori) oppure a un gestionale personalizzato semplificando l'invio al Sistema e la gestione delle risposte e l'interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di:
- Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
- Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l'intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.
- Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.
Per quanto riguarda le fatture ricevute?
Il SdI è una specie di postino! Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.
A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla (anche se è probabile che nei primi tempi le aziende invieranno ai clienti anche una copia "tradizionale").
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: cosa significa?
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all'originale cartaceo. La normativa prevede che le fatture elettroniche vengano conservate per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:
Anche in questo caso un gestionale, come ad es. Danea Easyfatt o un gestionale su misura, è la soluzione migliore che si occupa di tutto il processo dalla firma, invio tramite SdI e conservazione sostitutiva.
Scopri perché è meglio affidarsi a un software gestionale per affrontare la fatturazione elettronica obbligatoria
L'adozione di un software di fatturazione ti semplifica la vita in molti modi. Gestire quasi senza sforzi la fatturazione elettronica è solo uno di molti vantaggi:
- automatizzando attività di riconciliazione di crediti, solleciti, pagamenti e fatture;
- automatizzando attività di ricerca e la compilazione di documenti: calcoli di imposte, arrotondamenti a norma di legge, ecc...;
- gestendo in maniera automatica la numerazione di fatture, clienti, ddt, prodotti;
- aggiornandosi continuamente alle novità normative e fiscali;
- ricordando ogni scadenza in modo automatico grazie allo scadenzario che si auto-compila e la facilità con cui puoi aggiungere i tuoi promemoria.
- Quali sono i tuoi 3 migliori clienti e i 3 peggiori clienti a seconda di: volume di fatturato, prezzo di ordine medio, tipologia di prodotto venduto, pagamenti?
- Sapresti dire su due piedi la situazione precisa di ogni tuo cliente: data ultimo ordine? media di acquisto? ritmo medio di acquisto? situazione crediti debiti? se ha ricevuto solleciti e quanti?
- Conosci i tuoi prodotti: quelli con migliore marginalità? le dinamiche di rapporto prezzo di produzione/acquisto e prezzo di vendita sono in contrazione? in quale periodo dell'anno vendi di più lo specifico prodotto e con che variazione sulla media? quando è il momento migliore per un'offerta verso i clienti? hai giacenze che devono essere liberate velocemente?
A tutte queste domande può rispondere il tuo gestionale!